NYERS KÖLTSÉG: a részletes határozatban a bruttó ráfordítás, a számla bruttó értéke, bérösszesítő.

ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉG: a számlából elszámolni kívánt érték.

TÁMOGATÁS: a számlából elszámolni kívánt közvetlen támogatási összeg.

A nyers költség egyértelműen végszámlán szereplő bruttó végösszeg amit a sportfejlesztési programban illetve annak utolsó módosításában a tao szervezet jóváhagyott.

Az elszámolható költséget mi magunk határozzuk meg. Alap helyzetben megegyezik a nyers költséggel de vannak illetve lehetnek a számlákban el nem számolható díjak, költségek illetve keret túllépések amikkel bruttó módon csökkenteni kell a nyers költséget.

A közvetlen támogatási összeget az elszámolható költségből kell számolni a megfelelő támogatási intenzitásból képzett viszonyszám segítségével.

Programunk ezt is elvégzi Ön helyett!

ZÁRADÉK: egyértelműen szövegezett jelölés az elszámolható bizonylat eredeti példányán amiből kiderül, hogy melyik pályázat határozatához köthető az irat és mekkora az elszámolni kívánt összeg.

Célszerű bélyegzőt készíttetni ami megkönnyíti a bizonylat záradékolását és átláthatóvá illetve azonosíthatóvá teszi az iratot.

Egy bizonylat több pályázathoz illetve támogatáshoz is záradékolható.

Példa:

Az SFP-xxxxx/20xx/Mxxxx számon

jóváhagyott TAO sportfejlesztési

program terhére elszámolva

……………-………………………………………….. jogcímen

……………………………………….. forint

DÍJBEKÉRŐ/PRO-FORMA: egy levél, e-mail vagy bármely irat aminek alapján díjat fizetünk egy termék vagy szolgáltatás jövőbeni teljesítéséért. Nem elszámolható bizonylat.

ELŐLEG SZÁMLA: egy számmal azonosítható irat ami megelőzi a végszámlát. Nem elszámolható bizonylat.

VÉGSZÁMLA: a termék illetve szolgáltatás végösszegét tartalmazó a teljesítés igazolást követő bizonylat. A tao elszámolásban csak ez szerepeltethető

A pályázati határozatban szereplő engedélyezett termékeket illetve szolgáltatásokat különböző módon fizethetjük ki.

A legegyszerűbb, ha teljesítéskor kiállított számlát készpénzzel vagy a számlán szereplő fizetési határidő szerint átutalással teljes összegben kifizetjük.

Ettől jelentősen eltér – különösen a tao elszámolása szempontjából – az előleg számla illetve díjbekérő alapján teljesített kifizetés. Számtalan sorrend lehetséges és egy tranzakcióhoz több bizonylat is tartozhat.

Például:

Díjbekérőn fizetünk egy összeget mert a szolgáltató addig nem veszi fel a megrendelésünk míg ezt nem teljesítjük.

A pénz beérkezését követően kiállít erről egy előleg számlát. Ami nem egyenlő a termék illetve szolgáltatás végösszegével.

Adott esetben – részleges teljesítés vagy megrendelt alapanyag stb – kiállít egy következő előlegszámlát de még a két előleg sem fedezi a teljes kiadást.

Megtörtént a teljesítés kiállítják a végszámlát ami tartalmazza a termék vagy szolgáltatás teljes összegét valamint a már teljesített pénzügyi befizetéseket és a végszámla kiállításakor még fennálló tartozás összegét.

Ebben az esetben kétféle problémával szembesülünk:

Amig a végszámla megérkezik – ami több hónap is lehet – addig is tudnunk kell minden nap, hogy pénzügyileg hogy állunk. Ezért a végszámla megérkezéséig az amúgy nem elszámolható összegeknek szerepelniük kell az elszámolásban.

Mivel a végszámlával csak az utolsó részlet befizetését igazoló bankszámlakivonat köthető ezért a teljes számlaforgalom bankszámlakivonatait kötnünk kell az elszámoláshoz.

Ezeket a rendszerünk automatikusan megoldja.

RÉSZFIZETÉS: egy számla vagy egyéb bizonylat több részletben történő kifizetése.

Ez nem azonos az előlegek elszámolásával bár hasonló. A részfizetés jellemzően likviditási problémákból adódó több részletben történő kifizetés. A mellékletekben jelezni kell. Rendszerünkben a felvezetett bizonylatok teljesítésekor csak a maradványértéket jelenítjük meg az elszámolás segítésére. A mellékletek automatikusan jelzik a részfizetés tényét.

A mellékleteknek két típusa van:

1 sz melléklet: Összesített elszámolási táblázat

2 sz melléklet: Könyvvizsgálói összesített adatlap

A mellékletek azok a bizonylatok ahol jogcímenként és aljogcímenként csoportosítva és sorba rendezve jelenítjük meg az elszámolásban szereplő összes alapbizonylatot és a hozzájuk tartozó kifizetési adatokat valamint az összefüggéseket előlegek és számlák vagy részfizetések között..

Két hasznos felhasználása van. Egyrészről amig az EKR-ben technikailag nem vihetők föl a tételek addig is szükségünk van naprakész információra és a rendszer adatai mindig megelőzik időben az EKR-be rögzítetteket, másrészről mindig van egy ellenőrzési lehetőség az adatok helyességének vizsgálatához.

A mellékletek a rendszerben azonnal láthatók vagy nyomtathatók és mindig az éppen aktuális állapotot mutatják.

Az EKR a szakszövetségek által üzemeltetett elektronikus kérelmi rendszer. Mindenki számára ismert mert évek óta a pályázatok és iratok és támogatási igazolások forgalmazása ezen a felületen történik.

2019-től már minden szakszövetség bevezette az EKR felületén az elszámolás lehetőséget és a végső iratleadásnak már itt kell történnie.

Azonban ez a lehetőség több kötöttséget tartalmaz míg a mi rendszerünk szabadon használható.

Az ellenőrzés funkció is akkor teljes, ha a szervezet TAO-s vezetője irányítja az elszámolást és élet szerűen valaki más végzi a bizonylatok felvezetését az EKR-be.

A mi rendszerünk akkor is használható, ha nem teljes a feltöltés.

FŐSZÁMLA: a szervezet azon bankszámlája amin a pénzforgalmat rendszeres bonyolítja és amelyhez kapcsolódnak az alszámlák.

ALSZÁMLA: a főszámlát alábontó jogcímekhez közvetlenül kötött bankszámlák. Alap helyzetben SZEMÉLYI, TÁRGYI ESZKÖZ és UTÁNPÓTLÁS NEVELÉS alszámlák használata kötelező.

TAO ÁTVÉTEL: támogatási összeg átvezetése a megfelelő alszámláról a főszámlára.

TAO VISSZAVÉTEL: támogatási összeg visszavezetése a főszámláról a megfelelő alszámlára.

PÉNZÁRAMLÁS: a tao átvétel és a tao visszavétel rendszere

Tekintsük a rendszert utófinanszírozónak! Fizessük ki a számlákat, egyéb bizonylatokat munkabéreket az egyesület illetve társaság főszámlájáról és amikor végleg eldőlt a tétel elszámolhatósága mert minden alátámasztó irat elkészült illetve a rendelkezésünkre áll akkor vezessük át az elszámolható összeg támogatás részét a megfelelő alszámláról a főszámlára. Rendszerünk minden elszámolható tétel rögzítésekor azonnal kiszámítja és megjeleníti a törvényesen elszámolható támogatás mértékét.

A TAO-ADMINISZTRÁTOR felületen rendelkezésre áll egy tao átvétel dokumentáló és monitoring felület ahol csomag illetve egyedi tételek módszerével végezhetjük a pánzáramlás nyomonkövetését.